Den richtigen IT-Notfallplan aufstellen
Ein zentraler Systemausfall der IT-Infrastruktur eines Unternehmens kann zu einem finanziellen Fiasko führen, weil das Tagesgeschäft durch den Ausfall nicht wie gewohnt, oder schlimmstenfalls überhaupt nicht, weitergeführt werden kann. Außerdem droht immer der Verlust von Daten, die ggf. nicht wiederhergestellt werden können. Damit die möglichen Probleme, die durch einen Ausfall hervorgerufen werden, in einem einigermaßen überschaubaren Rahmen bleiben, sollte ein entsprechender Notfallplan für diesen Extremfall konzipiert werden. So ist gewährleistet, dass das Problem schnellstmöglich gelöst werden kann und in der Zwischenzeit das Tagesgeschäft zumindest eingeschränkt funktionieren kann.
Geplantes Vorgehen bei einem zentralen Systemausfall ist der Schlüsselzum Erfolg
Für den IT-Notfallplan gibt es unterschiedliche Bezeichnungen, wie Disaster Recovery Plan oder auch Business Continuity Plan (weil mit diesem Plan die „Kontinuität“, also der Ablauf des Tagesgeschäftes, gesichert werden soll). Ziel des Plans muss es sein, dass im Fall der Fälle keine Daten verloren gehen und darüber hinaus eine schnelle Wiederaufnahme des Geschäfts möglich ist. So lassen sich, nicht selten erhebliche finanzielle Einbußen vermeiden oder zumindest minimieren.
Bei der Planaufstellung sollte berücksichtigt werden, dass dieser aufgrund sensibler Geschäftsdaten der Geschäftsleitung nicht unbedingt in eigene Hand und Verantwortlichkeit der IT-Abteilung gegeben werden kann. Vielmehr ist die Geschäftsleitung für die Planaufstellung verantwortlich, auch wenn Fachkenntnisse nicht vorhanden sind. Für die Erstellung und Durchführung des Plans, ist weiterhin die Zusammenarbeit aller wesentlichen Schnittstellen im Unternehmen nötig. Das genügt aber nicht, sondern ist nur der erste Schritt. Zusätzlich sind regelmäßige Übungen unter möglichst realistischen Bedingungen Pflicht, damit jeder im Extremfall genau weiß, was er zu tun hat.
Der Plan sollte exakte und konkrete Maßnahmen im Detail beschreiben und alle Zuständigkeiten und Vertretungen hierzu verbindlich für alle Mitarbeiter festlegen. Auf einen Blick sollte also genau ersichtlich sein, welcher Schritt von welcher Abteilung bzw. welchem Mitarbeiter vorzunehmen ist. Über diese Zuständigkeiten müssen insbesondere die Verantwortlichen der jeweiligen Abteilung bestens informiert sein, damit sie im Notfall richtig reagieren und nicht etwa überrascht und überfordert sind. Häufig ist es sogar sinnvoll für diesen Fall im Vorhinein einen Vertrag mit einem Dienstleister für IT-Support abzuschließen, der im Fall der Fälle reaktionsschnell zur Seite steht.
Fazit
Ein IT-Notfallplan, der Vorgesetzte und Geschäftsführung in den Aktionsplan mit einbezieht, kann verhindern, dass es zu einem Komplettausfall kommt und jegliche Geschäftstätigkeiten unmöglich gemacht werden. Gleichzeitig kann vorausschauend verhindert werden, dass wichtige Daten verloren (Stichwort IT-Sicherheit und Datensicherheit) gehen, die schlimmstenfalls nicht wiederhergestellt werden können. Wichtig für die Vorbereitung ist eine Checklist mit allen wesentlichen Aktionspunkten und ein Plan, der exakte Zuständigkeiten und Handlungen vorsieht, damit das System alsbald wieder zum Laufen gebracht werden kann. Bei der vorbereitenden Planerstellung können unabhängige IT-Berater und kompetent mit hoher Fachkompetenz unterstützen, damit zumindest eine eingeschränkte Geschäftstätigkeit weiterhin möglich ist und der Normalzustand der IT-Infrastruktur möglichst schnell wiederhergestellt werden kann.
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